Comprar Impressão: O Segredo Está em Saber Escolher (Parte 2)
Parte 2: Tomar Decisões Informadas
Fazer as perguntas certas e obter as respostas adequadas pode tornar as decisões sobre como escolher um fornecedor de impressão mais simplificadas e fáceis. Comprar impressões pode ser difícil, pois não está apenas a adquirir um produto final, mas sim todo um processo. Desde o design até à entrega, é necessário decidir como lidar com cada trabalho. Isso significa enfrentar o desafio de determinar que tipo de fornecedor de impressão utilizar.
Se está à procura de orientação para o seu primeiro trabalho de impressão ou está a reavaliar o seu processo após anos de trabalho, é uma ótima ideia garantir que conhece as suas opções. No artigo "Buying Print: The Secret to Knowing How to Choose (parte 1)", expliquei os conceitos básicos dos diferentes tipos de fornecedores - trabalhar diretamente com uma gráfica, plataformas de web-to-print, intermediários e agências. Forneço também uma tabela para o ajudar a começar a tomar decisões sobre qual fornecedor é adequado para o seu trabalho.
A impressão é um processo complexo, e a tabela da Parte 1 tornou-se rapidamente complicada. Mesmo que esteja claro sobre as restrições que influenciam as suas escolhas - como orçamento ou prazo -, determinar se um fornecedor é a escolha certa para si pode depender de detalhes mais específicos. Não se preocupe, não está sozinho. Aqui está uma explicação de algumas dessas complexidades. Reuni as perguntas mais complexas que guiam as decisões sobre fornecedores de impressão e aprofundei como a sua realidade deve impactar essas decisões.
O tempo de produção é crítico para o projeto?
Em primeiro lugar, é importante esclarecer que as empresas gráficas geralmente se especializam na prestação de um tipo específico de produto, como livros, cartões plásticos, brindes ou materiais de grande formato. O foco deles impacta o tipo de equipamento que adquirem e frequentemente define o tipo de produtos e o intervalo específico de tiragens para as quais são mais competitivos em termos de preço, qualidade e prazo de entrega. Uma gráfica que se especializa em histórias em quadrinhos pode não ser a melhor escolha para imprimir pósteres de grande formato e, mesmo que uma gráfica se especialize em livros, ela pode não ser a opção ideal para livros com capa mole e capa dura. Muitas gráficas também têm um perfil de cliente preferencial, que pode incluir o tamanho e o tipo da empresa, como clientes diretos ou revendedores, agências de publicidade ou editoras. Muitas empresas gráficas têm representantes de vendas que atendem exclusivamente aos produtos e serviços (e interesses) da empresa de impressão. Estes trabalham para encontrar um bom encaixe com o cliente e, geralmente, são o principal ponto de contato dentro da empresa.
Opção 2: Plataformas Online (Web-2-Print)
Estas são lojas online especializadas na produção de produtos impressos. Estão ligadas a uma ou mais gráficas e, geralmente, usam um modelo de negócio focado na redução das opções técnicas dos produtos. O seu objetivo é aumentar os volumes de produção de cada tipo de produto e, assim, reduzir os custos. Ao processarem muitos trabalhos diferentes de diversos clientes ao mesmo tempo, economizam dinheiro. Devido ao volume elevado de produção, o suporte ao cliente pode ser menos personalizado ao trabalhar com web-2-print, e muitas vezes é difícil falar com alguém sobre pedidos após a sua realização.
A opção de compra online através do web-2-print, na nossa opinião, é a mais arriscada, uma vez que provavelmente não encontrará problemas até ao envio e entrega do trabalho. A disponibilidade mínima de serviço ao cliente significa que pode não haver tempo suficiente para repetir o trabalho se surgirem problemas.
Tanto agências como corretores devem ser capazes de oferecer bons prazos de produção e garantir conformidade. Supervisionar os prazos é uma das suas principais funções no processo. Além disso, geralmente têm várias gráficas às quais recorrer, o que não só pode reduzir as estimativas iniciais de tempo de entrega, como também ampliar o leque de soluções para quaisquer problemas de última hora.
Se não tiver uma necessidade de seguir um cronograma apertado e houver tempo para eventos imprevistos, pode relaxar e preocupar-se com outros fatores. Mas se o tempo for essencial, garantir que a opção de gestão de impressão possa cumprir os prazos e responder a problemas imprevistos é crucial.
O projeto envolve uma variedade de tipos de produtos?
Se as suas necessidades forem muito diversas em termos de tipos de produto (por exemplo, se precisar de cartões de visita, flyers, rollups, catálogos e caixas impressas) e não tiver o conhecimento ou o apoio interno de um especialista, a gestão eficiente da produção gráfica pode apresentar alguns desafios complexos. No mínimo, concluir tudo exigirá um acompanhamento mais rigoroso. Também será mais difícil obter preços competitivos e gerir a produção.
Trabalhar diretamente com um único impressor para fabricar uma variedade de produtos será uma opção impossível ou, pelo menos, menos aconselhável porque, ao trabalharem fora da sua área de especialização, os impressores muitas vezes não conseguem prestar um bom serviço. Pode acabar com problemas de prazos, preços ou qualidade - ou talvez todos os três. Se pretende recorrer diretamente a um impressor como seu fornecedor, a solução é procurar pelo menos um bom impressor para cada tipo de produto que precisa. Depois, trabalhe para construir e manter relacionamentos com cada um deles.
As opiniões sobre a produção web-2-print em tais circunstâncias podem variar consideravelmente dependendo dos requisitos específicos do produto. Em muitos casos, se se tentar fabricar tipos de produtos ou funcionalidades que não se alinham com as ofertas padrão de uma plataforma, utilizar este método pode tornar-se substancialmente mais caro ou até mesmo inatingível. No entanto, se forem encontradas plataformas que se especializem nos serviços de impressão desejados e houver tempo e capacidade para supervisionar a produção em várias plataformas diferentes, o web-2-print pode ser considerado como uma alternativa viável.
O preço é um fator crucial?
O preço pode não ser o elemento mais importante em todas as situações, mas a verdade é que ninguém gosta de pagar mais do que é justo por um produto ou serviço. Na impressão, devido a todas as diferentes opções que podem estar disponíveis para produtos e a todas as diferentes soluções de produção que os impressores podem ter - máquinas, fluxos de trabalho, fornecedores de papel, etc. -, pode acabar com uma ampla gama de preços quando solicita cotações. Se o preço for uma preocupação principal, a regra é obviamente obter várias propostas para comparar. No entanto, é importante que estas propostas sejam de impressores tecnicamente preparados e muito competitivos para as suas necessidades específicas do produto. Também é muito importante garantir que esteja a comparar as mesmas características entre todos os fornecedores, o que pode ser tão desafiante quanto comparar várias marcas numa prateleira de supermercado.
Solicitar uma cotação a vários impressores é uma prática comum ao procurar uma forma mais económica de imprimir um trabalho. Os preços variam bastante entre empresas de uma forma que nem sempre é lógica, tornando difícil antecipar quais os impressores mais económicos. Existem várias razões para isso, mas as principais são as diferenças nos custos de produção, o preço do papel e de outras matérias-primas, e o interesse comercial que os fornecedores têm por um trabalho ou cliente em particular. Ao trabalhar diretamente com impressores, as maiores dificuldades que pode encontrar podem estar na identificação da melhor opção para os seus tipos de produto. Hoje em dia, para alcançar isso, por vezes significa procurar longe da sua localização. Além disso, se estiver a gerir o processo por conta própria, é importante garantir que está a comparar as mesmas características do produto com diferentes impressores, como mencionei anteriormente, e que tem tempo para gerir o processo de solicitação e comparação de orçamentos.
Com plataformas online, porque geralmente têm sistemas de orçamentação em tempo real, deverá ser capaz de obter cotações instantâneas, o que ajuda bastante no processo de seleção. Quanto aos produtos mais competitivos para imprimir utilizando o web-2-print, isso tende a variar de plataforma para plataforma. Geralmente, cada uma tem um conjunto de produtos padrão com funcionalidades otimizadas para preços económicos. Para produtos não padrão e maiores quantidades, os custos do web-2-print podem ser mais caros do que outras soluções.
Ao trabalhar com corretores ou agências de produção, é seguro assumir que o seu conhecimento e experiência podem ser uma ajuda na procura dos fornecedores mais adequados com base nas restrições do cliente. Parte da sua estratégia de negócios é fazer boas propostas de valor para os clientes. Assim, quando o orçamento é apertado, recorrer a um corretor ou agência de produção pode ser uma boa escolha.
Quão importante é a qualidade de impressão?
Embora os padrões de qualidade de um produto gráfico sejam semelhantes a qualquer outro produto, existem muitos momentos na produção de um trabalho que podem correr mal e criar problemas sérios e expectativas não cumpridas. Esta é uma indústria focada em especificações, com todos os produtos diferindo uns dos outros (o que aumenta significativamente a possibilidade de erros de produção). A impressão é uma indústria onde explicar o que se pretende alcançar no final do processo de produção não é exatamente fácil. As infinitas possibilidades de acabamento, impressão e materiais brutos são desafiadoras de gerir. Tudo isso leva a erros frequentes. Por essa razão, a melhor maneira de tentar evitar problemas é obter provas e protótipos do trabalho que pretende produzir, embora nem sempre seja possível fazê-lo sem custos associados. Além disso, o apoio de alguém com experiência no campo pode ser crucial para evitar surpresas indesejadas durante ou no final do processo de produção.
Ao trabalhar diretamente com um impressor, será possível monitorizar de perto o processo de produção e detetar quaisquer desvios em relação à qualidade esperada. Outra grande vantagem dessa opção é que provavelmente haverá alguma aprovação do trabalho antes de entrar em modo de produção. A única limitação dessa opção é o fato de que o nível máximo de qualidade do produto estará diretamente relacionado com as possibilidades de produção do impressor. Se tem um alto padrão para a qualidade do acabamento desejado, dependendo do equipamento, horário de produção e pessoal, o impressor com quem escolher trabalhar pode não ser capaz de alcançar os resultados desejados. Trabalhar com plataformas web-2-print geralmente significa lidar com serviços de alta volume e prontos para produção. Estes processos automatizados geralmente têm sistemas muito eficientes para identificar produtos com problemas de qualidade.
No entanto, têm sido observadas discrepâncias entre as expectativas dos clientes e os serviços oferecidos pelas plataformas. Por exemplo, a cor que um cliente está à espera pode ser muito diferente do resultado porque os sistemas de gestão de cores totalmente padronizados das plataformas são cegos para as especificidades de uma imagem individual. Isso também acontece porque, geralmente, existem muitos trabalhos diferentes a serem impressos na mesma folha e a calibração de cores será ajustada para servir melhor ao grupo e não a um único trabalho. Algumas plataformas fornecem (ou vendem) amostras para tentar mitigar esses problemas, mas, em geral, não é possível obter uma prova do trabalho antes da produção.
A qualidade do produto é um dos principais pilares de compromisso por parte dos corretores e agências. Para terem sucesso, precisam garantir que o cliente receba um produto com a qualidade que esperam. Atender a essas expectativas requer compreensão tanto das necessidades do cliente quanto das capacidades e limitações de um impressor.
É trabalho das agências de produção e corretores gerenciar projetos com foco em agregar valor ao serviço. Isso significa alinhar as expectativas do cliente com as habilidades técnicas dos impressores para garantir qualidade. Questões de tempo, tipos de produtos, orçamento e qualidade tendem a ser os mais importantes para determinar as melhores formas de gerenciar um trabalho de impressão. No entanto, você pode ter outras perguntas também. Dê uma olhada em "Buying Print: The Secret Is Knowing How to Choose (Part 1)" para ver um gráfico que ajuda a pensar em todas as condições e restrições que podem impactar seu trabalho, e quais fornecedores oferecerão os melhores resultados para suas necessidades específicas.
Analisar essas questões e informações sobre os fornecedores pode ajudá-lo a fazer uma escolha para o próximo trabalho. Lembre-se, no entanto, de que não é necessário tomar uma decisão de longo prazo. Em vez disso, você pode criar um sistema rápido e eficiente para considerar todas as opções de fornecedores sempre que iniciar um projeto e tentar estabelecer relacionamentos com mais de um tipo de fornecedor de impressão. Especialmente para novos projetos, você também pode buscar ajuda de alguém especializado na indústria gráfica, que possa explicar as vantagens e desvantagens de diferentes opções em relação ao seu trabalho específico.
Quando não tem certeza se pode investir tempo para monitorar o processo de produção e não tem outra maneira de fazer esse trabalho, opte por uma agência de produção gráfica. Na maioria das vezes, o gerenciamento do processo de impressão é melhor realizado por um produtor de impressão experiente. A impressão é um processo no qual antecipar muitos dos problemas que podem surgir é difícil. A seleção do melhor fornecedor para um produto depende de tantos fatores - o que você está imprimindo, quantidade, tipo de impressão, materiais, etc. Mesmo que decida gerenciar tudo diretamente com um impressor, antes de iniciar o próximo trabalho de impressão, reserve um momento para avaliar suas necessidades e restrições para garantir que obtenha o melhor fornecedor de gerenciamento de impressão desde o início. Quando as caixas, rolos ou embalagens de materiais chegam perfeitos, no prazo e dentro do orçamento, você agradecerá a si mesmo.
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